D014L-99/0543/FAG

VILLE DE

MARSEILLE

REPUBLIQUE FRANCAISE

DEPARTEMENT DES

BOUCHES-DU-RHONE

EXTRAIT DES REGISTRES DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

Séance du 25 Juin 1999

PRESIDENCE DE MONSIEUR Jean-Claude GAUDIN, Maire de Marseille, Sénateur des Bouches-du-Rhône. L’Assemblée formée, Monsieur le Maire a ouvert la séance à laquelle ont été présents 77 membres.

99/0543/FAG

DIRECTION GENERALE DES SERVICES A LA POPULATION – DIRECTION DE L'ETAT-CIVIL –

Amélioration des conditions d'accueil par le relogement et la création de certains Bureaux Municipaux Annexes – Modernisation de ces équipements par la mise en place de l'automatisation et l'informatisation de l'Etat Civil Central.

99-1461-EC

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Monsieur le Maire, sur la proposition de Madame l’Adjoint délégué à l’Etat Civil, aux Visas et Légalisations, et aux Mairies Annexes, soumet au Conseil Municipal le rapport suivant :

Dans le cadre des orientations de la politique municipale, l’amélioration du service public a été définie comme un objectif prioritaire.

Les services publics de proximité comme les bureaux municipaux annexes font l’objet d’une politique de développement permettant d’améliorer davantage le service rendu aux Marseillais et par là même de valoriser le métier de leurs agents.

En effet, les bureaux municipaux annexes représentent pour beaucoup les services de proximité par excellence. Ils occupent une place particulière aux yeux de la population, très attachée à ces bureaux décentralisés dont l’idée de création apparaît dans les années d’avant la deuxième guerre mondiale. L’objectif était déjà de faciliter aux Marseillais l’accomplissement des formalités administratives toujours plus nombreuses. La mise en oeuvre de ce projet débuta par une consultation de la population par voie de communiqué de presse effectuée le 12 décembre 1941 concernant la création de bureaux annexes.

Le résultat en fut un accord unanime sur leur commodité d’accès, de même que les attributions les plus demandées concernèrent l’état civil, les visas et légalisations, les accidents de travail, les affaires militaires, la police administrative et la voirie.

Il faut attendre cependant le 11 octobre 1943 pour que soit créé le premier bureau annexe à Rabatau. S’ensuivront jusqu’en 1984, 35 autres ouvertures.

En 1992, à la suite d’une restructuration, le nombre des bureaux annexes est ramené à 18. Cependant en réponse à la demande de la population, deux bureaux sont rouverts en 1993 : Bonneveine dans le 8ème arrondissement et Saint-Antoine dans le 15ème.

Depuis 1997, trois nouveaux sites : Mazargues, Saint-Barnabé et la Valentine ont été ouverts, portant à 24 le nombre de bureaux recevant le public, dont 5 constituent des permanences ouvertes certains jours de la semaine, et la direction centrale.

Leurs attributions ont connu également une évolution au cours des années. Dès l’origine elles ont été très nombreuses et variées. Le but initial était de faire gagner aux administrés le plus de temps possible dans leurs démarches administratives.

Ainsi les bureaux municipaux annexes sont dotés de missions en matière d’état civil (délivrance de fiches d’état civil, d’extraits d’actes, de livrets de famille), de visas et légalisations (délivrance de divers certificats : décès, hérédité, concubinage etc…, visas sur les permis de chasser), de certification conforme à l’original des copies de documents officiels, d’inscription (ou de modification) sur les listes électorales et de diverses tâches effectuées pour le compte d’autres services de la Mairie.

Ces attributions se sont accrues en 1984 avec la réception des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports.

L’éventail d’attributions relevant de la compétence des agents municipaux des bureaux municipaux annexes, le nombre d’opérations constatées dans chacun d’eux et leur répartition géographique font apprécier, à sa juste valeur, ce service de proximité lorsque l’on connaît l’étendue du territoire communal.

Force est de constater que l’activité de ces bureaux progresse considérablement. Ainsi de 1995 à 1998, les opérations effectuées passent de 1 104 441 à 1 472 719,

soit + 368 278, représentant 33,35 % de volume supplémentaire.

Cette masse se répartit différemment et varie de + 2,56 à + 47,50 % selon les bureaux, pour citer les plus significatifs :

Pont de Vivaux

+ 47,50 %

Canebière

+ 41,33%

La Rose

+ 41,68 %

Saint-Antoine

+ 45,39 %

Depuis le mois de septembre 1998, la gratuité accordée pour la délivrance des cartes nationales d’identité, a aggravé de 73,28 % la charge de travail supportée par la Ville pour cette mission effectuée pour le compte de l’Etat.

L’ensemble des éléments exposés ci-avant nous conduit à poursuivre l’entreprise engagée par la municipalité depuis 1995 en faveur des bureaux municipaux annexes.

Ce, avec un objectif réaffirmé d’un meilleur service à la population. Nos actions porteront sur cinq domaines majeurs :

  • le personnel,

  • les moyens informatiques et les téléservices,

  • les locaux,

  • les créations,

  • l’écoute des usagers. LE PERSONNEL

L’accroissement des charges et l’accueil des administrés, parfois difficile dans certains bureaux, doivent être pris en considération pour une meilleure adéquation des effectifs ; la création de postes supplémentaires pour les nouveaux bureaux devrait permettre de lisser ce volume.

Par ailleurs la polyvalence de ses missions et leur importance pour les usagers exigent le maintien d’une bonne qualification professionnelle.

La qualité des agents en poste, parfois depuis de nombreuses années est à souligner, et nous pouvons ici, les en féliciter.

Des emplois jeunes seront affectés avec une mission de préaccueil et de sécurisation dans certains bureaux recevant un public parfois vindicatif et agressif.

Les contrats d’objectif, mis en place dans le cadre du projet d’administration municipale, offrant des solutions pour maintenir les bureaux ouverts entre 12 h et 12 h 45 seront poursuivis en vue d’une généralisation progressive, adaptée aux moyens. Cette mesure appréciée de nos concitoyens facilite l’accès au service pour les personnes qui travaillent aux mêmes horaires.

LES MOYENS INFORMATIQUES ET LES TELESERVICES

L’informatisation est un moyen de privilégier la qualité et la rapidité du service rendu

aux administrés.

Une étude entre la Direction de l’Etat Civil Central et des Bureaux Municipaux Annexes (D.G.S.P.), et la Direction des Nouvelles Technologies de Communication (D.G.L.) a été réalisée – en liaison avec les agents volontaires de 3 bureaux pilotes pour une expérimentation.

Ainsi, une mise en oeuvre en 3 phases de l’automatisation des B.M.A. est envisagée :

  • Phase 1 : démarrage en septembre 1999 dans 3 bureaux : la Rose, Pont de Vivaux, et Prado, de la délivrance de documents (fiches d’état civil, extraits d’actes, attestations etc…).

  • Phase 2 : démarrage en janvier 2000 de la gestion des procédures (cartes nationales d’identité, passeports, livrets de famille etc…) dans ces 3 bureaux, en réseau avec la Direction de l’Etat Civil Central et B.M.A.

    Phase 3 : courant de l’année 2000, déploiement dans l’ensemble des bureaux municipaux annexes.

    Ainsi seront améliorés considérablement la qualité des documents remis aux administrés, les délais d’établissement, donc d’attente, et le suivi des dossiers circulant dans plusieurs administrations.

    Dans le même temps, les actes d’Etat Civil seront informatisés dans les Mairies d’arrondissements et un appel d’offres sera lancé pour l’informatisation des actes d’état civil établis avant 1983, délivrés par les bureaux municipaux annexes.

    Les téléservices mis en place le 4 décembre 1998 permettent d’ores et déjà de commander certains types d’actes sans se déplacer, et d’accéder aux informations nécessaires pour l’accomplissement de formalités.

    Ces procédures continuent d’être développées dans le cadre de la réglementation

    actuelle.

    LES LOCAUX

    Les locaux doivent répondre à deux exigences prises en considération dans les

    travaux de rénovation entrepris ces dernières années :

  • La première, la qualité de l’accueil réservé aux administrés avec une salle d’attente adaptée, et une relation plus conviviale avec les agents.

  • La seconde, l’amélioration des conditions de travail, de vie et de sécurité pour les

    agents.

    Ainsi, certains bureaux seront aménagés sur place, lorsque cela est possible – c’est le

    cas actuellement pour le bureau de Saint-Antoine.

    Dans le cas contraire, ils seront déplacés à proximité – 10 bureaux sur 24 seront concernés d’ici l’an 2001 (annexe 1)

    LES CREATIONS

    Les besoins recensés conduisent à envisager la création de deux nouveaux bureaux :

  • Lodi près du bureau de poste, au coeur du Carré Lodi.

  • Bastide Cazaulx près de la Mairie de secteur des 11ème et 12ème arrondissements.

L’ECOUTE DES USAGERS

Les usagers seront invités à faire connaître leurs remarques, afin d’analyser les sources éventuelles d’insatisfaction, et d’ajuster, chaque fois que cela est possible, le service qu’ils sont en droit d’attendre.

Telles sont les raisons qui nous incitent à proposer au Conseil Municipal de prendre la délibération ci-après :

LE CONSEIL MUNICIPAL DE MARSEILLE

VU LE CODE GENERAL DES COLLECTIVITES TERRITORIALES OUí LE RAPPORT CI-DESSUS

DELIBERE

ARTICLE 1 Les objectifs fixés pour les bureaux municipaux annexes sont approuvés.

ARTICLE 2 Sont approuvés 8 relogements et 2 créations de bureaux municipaux annexes permettant l’amélioration des conditions d’accueil de la population.

ARTICLE 3 Sont approuvées dans le but de la modernisation des bureaux municipaux annexes leur automatisation et l’informatisation des registres de l’Etat Civil Central.

ARTICLE 4 Un rapport annuel sera présenté en janvier 2000 et 2001 pour rendre compte de l’état d’avancement de ces orientations.

Vu et présenté pour son enrôlement à une séance du Conseil Municipal

L'ADJOINT DELEGUE A L'ETAT CIVIL, AUX VISAS ET LEGALISATIONS ET AUX MAIRIES ANNEXES

Signé : Nicole ZEMMOUR

Le Conseiller rapporteur de la Commission FINANCES ET ADMINISTRATION GENERALE demande au Conseil Municipal d'accepter les conclusions sus-exposées et de les convertir en délibération.

Cette proposition mise aux voix est adoptée.

Certifié conforme

LE MAIRE DE MARSEILLE

SENATEUR DES BOUCHES-DU-RHONE

Jean-Claude GAUDIN